20170712 Board Meeting

Agenda of the Board Meeting

Date: Wednesday, July 12th, 18.30-19.30pm
Place: UniverCité, 2rd floor meeting room

Composition

Chair

• Rachel

Present

• Gustavo
• Sam
• Anne-Laure
• Luc
• Yann Pierson

Excused

• Gianpaolo
• Vanessa
• Yann Heurtaux
• Daniel
• Ana

Not Heard From (to date, 11.7)

• Yann H

Items

@Hello Board

(Rachel, 1 min)

Point 0: Public minutes

(Rachel, 1 min)

Get ok from all board members to upload minutes on wiki (or else discuss alternative below)

Objections? NO

Plastic cups allowed!

Point 1: Financial Report and co

No news from Ana? On holiday. Will do this later.

Suivi de membres ?

Gustavo partage la liste avec Christophe pour être sûr que:

1. tout le monde a une carte d'accès
2. ceux qui l'ont payé à l'association ont leur montant versé à Inartis

Mécanismes de paiement UC Cartes d'accès ?

Change on boarding rules. New members pay Inartis directly.

Point 2: Moving into the New space

(Rachel, 10 minutes)

Déménagement

Comment cela s'est-il passé? Est-ce que quelqu'un a des remarques?
Comment organiser l'utilisation par tous les membres ?
- résoudre la question des cartes.
Derniers meubles qui restent au 1er étage doivent être descendus!!

Inauguration 27 June

Comment cela s'est-il passé?

Highlight: Food!

Fête Hackuarium 3éme anniversaire & New Space

We need a party! Nous avons envie d'une fête social ouverte. Invitons nos membres, amies hackuarium, on essaye de atirer nos voisines et voisin du bâtiment Ateliers de Renens et public, fêter nos 3 ans de contruire un projet ensemble? Beginning of the crowdfunding?

30 août!

Teaser of the crowdfunding!

Point 3: Crowdfunding campaign

(Rachel, 15 min)

Très court résumé de la discussion du jeudi 6 juillet. Pour plus d'information, voir ici

Tout le monde est ok avec la narration? L'équipe de pilotage de la campagne va faire une proposition de budget et d'utilisation des fonds levés lors du prochain board meeting.

UC Interactions

Meeting between Benoit and Luc never happened.
Vanessa did talk to him, and some charm was turned on ('whatever you want, let me know'), but concrete details are still lacking...
In regards to crowdfunding, apparently, we only need to tell UC that we will run the campaign and that we hope for their continued support.

--> Vanessa, proposes ??

Luc points out: Benoit does not work by email. Call him, meet him, but no need to ask questions by email (to Christophe either).

Labo: water, ventilation, ice machine, -80 freezer?? Yann Pierson (5min)

Visitors: when people come (especially if they just pass through without introducing themselves) we should continue to fill in the google drive document to help document the added value to UC from our efforts.

Point 4: Minigrants

We need to clean the process to ask for and validate minigrants. It would be good to agree on a strict process and put it on the wiki.

Initially, the request would be forwarded to the whole board, and 3 board members voting in favour would unlock a mini grant.

Maybe 1 week notice to object is more appropriate now that we are more people in the board?

Actually, Yann P and Yann H made a form and it's working. Just check this page. To ask:
https://hackuarium.typeform.com/to/SCdoWG

The rules:
http://wiki.hackuarium.ch/w/Microgrant_Process_Review

Point 5: Next board meetings

10 août
13 septembre
octobre
novembre

Luc envoie un email au board avec ces dates.

Point 6: La Nébuleuse

Accès du personnel de la Nébuleuse à Hackuarium et au laboratoire en général.

Ils n'ont jamais vraiment payé quoi que ce soit.. Donc faut-il discuter et revoir notre politique vis-à-vis d'eux, ou alors les envoyer vers Benoit et qu'il s'arrange avec lui?? En fait, ils vont déménager en bas (sur l'autre côte du maker space), donc, on sait pas combien de temps une arrangement va être nécessaire.
Yann P: De ce que je sais ils gardent les deux zones, donc ils prennent la zone vers le makerspace pour faire leur bières "mainstream" et le reste pour le "R&D".
De plus ils ont reçu de larges financements (to be confirmed by a second source) donc l'argent ne manque pas.
Il y a eu une proposition à l'époque ou YH bossait avec eux de financer une nouvelle autoclave. Je suis d'avis de changer leur politique d'utilisation. Soit ils contribuent de manière financière plus sérieusement soit ils nous aident à investir dans des instruments.

Gustavo leur dit qu'il faut maintenant payer 1 membership par carte d'accès.

Daniel Updates

(Daniel, 10-15 minutes)

Bio Summit

web site: https://www.biosummit.org/

dates: Friday September 21 to Sunday September 25, 21 to 25 for out-of-towners

funding: likely partial, full funding to be confirmed

Summit structure:

• All Labs: Presentation format: 4 min presentation, 1 min what we want from the summit
• Projects will be presented too.
• Workshops are being done.
• Freedom, People can do their thing.
• Final day we will talk about doing global collaborations

Potential Topics for Hackuarium

• Open innovation topic. How are we doing things differently than before
• Sustainability economics
• Daniel: I would like to talk about economic sustainability and give a workshop

Things to think about:

• If you had George church for a day, what would you do.
• Joey ITO is also around.
• Is Hackuarium on DIYbio mailing list
• Hackuarium should re-post the conference social media

HTGA

Starts sept 13th 14 sessions -> every week
Bio.academany.org
Design homework and experimental

They would be very happy to have us join: "We are the world innovator” We could be a hub

We get packages fab academy

• how to make anything
• How to grow anything

$$$

• degree costs 5k
• 2.5k goes to us, we do whatever we want

Passing

• Class-once you pay certificate requires passing grade in every topic
• Final project uses at least 3 topics presented in January
• You can take multiple years to pass.

Point 7: Other Business

Part time proposition

Yann P: Je veux négocier avec UC la création d'un poste de lab manager à temps partiel.
Il manque dans l'infrastructure du materiel et des nécessités techniques:

Mise en place dans le P1 et la zone Pro d'evacuation d'air.

Structuration du P1 pour un espace de microbiologie en commun i.e. :

2 à 3 freezer + fridge (1x stock de chimiques commun, 2x stock de projets)

une machine à glace

un -80° (petit)

un incubateur shaker

Pour la zone pro je propose le cahier des charges suivant:

Mise en contact avec les fournisseurs et services i.e. :

Mise en place du service de séquençage

Mise en place du service de synthèse de genes

Achat de chimiques (Sigma, CarlRoth, AppliChem, Abcam)

Achat de consommables et plastiques (VWR, Huberlab, TPP)

Contact avec les startups i.e. :

Besoins techniques et compétences

Mise en place de leur zone de travail

Formation aux règles de sécurité de la zone

Aide à la mise en place de la partie chimique et analytique (à définir selon BD):

Analyse de base, HPLC voir LC-MS, lecture de plaque (Abs, Fluo voir Biolum)

Chimie légère et de fait mise en place de l'élimination des déchets chimiques.

Amener du réalisme dans l'idée et lâcher les incubateurs de 2000L.

Mise en place aussi dans un second temps de formation au travers de workshops

Basic biology handling (pipetting, working small scale, buffer preparation, basic chemistry)

Cloning (Restriction ligation, Gibson cloning, heat-shock and electrocompetent bacteria, vectors...)

Protein expression (small scale protein expression, fluorescent protein incorporation)

Basic sensor creation (FRET fluorescent reporters, gene reporters)

Is anybody against ?

more points

• Mozilla Science Mini-Grant - delayed announcement, by end of July?
  

• Edgeryders Open Village Festival 2017, 19-21 October, Brussels
  

• Belgrade Science Festival - December 2017 - interested in Foldscope, but also music and art hacks...
  

• Should we draft an agreement of conditions for the lab space between Hackuarium and UC/pro-space?

• What do you guys think about proposing a role for community growth? (Daniel)