20170712 Board Meeting

Agenda of the Board Meeting

Date: Wednesday, July 12th, 18.30-19.30pm
Place: UniverCité, 2rd floor meeting room

Composition

Chair

• Rachel

Present

• Gustavo
• Yann Pierson
• Anne-Laure
• Luc

Excused

• Gianpaolo
• Vanessa
• Yann Heurtaux
• Daniel

Not Heard From (to date, 11.7)

• Sam
• Ana

Items

@Hello Board

(Rachel, 1 min)

Point 0: Public minutes

(Rachel, 1 min)

Get ok from all board members to upload minutes on wiki (or else discuss alternative below)

Objections?

Point 1: Financial Report

No news from Ana?

suivi de membres ? mécanismes de paiement UC Cartes d'accès ?

Point 2: Moving into the New space

(Rachel, 10 minutes)

Déménagement

Comment cela s'est-il passé? Est-ce que quelqu'un a des remarques?
Comment organiser l'utilisation de tous ?
Derniers trucs de 1ière!!

Inauguration 27 June

Comment cela s'est-il passé?

Fête Hackuarium 3éme anniversaire & New Space

We need a party! Nous avons envie d'une fête social ouverte. Invitons nos membres, amies hackuarium, on essaye de atirer nos voisines et voisin du bâtiment Ateliers de Renens et public, fêter nos 3 ans de contruire un projet ensemble? Beginning of the crowdfunding? Tout?

Point 3: Crowdfunding campaign

(Rachel, 15 min)

Très court résumé de la discussion du jeudi 6 juillet. Pour plus d'information, voir ici

Tout le monde est ok avec la narration? L'équipe de pilotage de la campagne va faire une proposition de budget et d'utilisation des fonds levés lors du prochain board meeting.

UC Interactions

Meeting between Benoit and Luc never happened.
Vanessa did talk to him, and some charm was turned on ('whatever you want, let me know'), but concrete details are still lacking...
In regards to crowdfunding, apparently, we only need to tell UC that we will run the campaign and that we hope for their continued support.

--> Vanessa, proposes ??

Luc points out: Benoit does not work by email. Call him, meet him, but no need to ask questions by email (to Christophe either).

Labo: water, ventilation, ice machine, -80 freezer?? Yann Pierson (5min)

Point 4: Minigrants

We need to clean the process to ask for and validate minigrants. It would be good to agree on a strict process and put it on the wiki.

Initially, the request would be forwarded to the whole board, and 3 board members voting in favour would unlock a mini grant.

Maybe 1 week notice to object is more appropriate now that we are more people in the board.

Point 5: Next board meetings

10 août?
13 septembre?
etc.

Point 6: La Nébuleuse

Accès du personnel de la Nébuleuse à Hackuarium et au laboratoire en général.

Ils n'ont jamais vraiment payé quoi que ce soit.. Donc faut-il discuter et revoir notre politique vis-à-vis d'eux, ou alors les envoyer vers Benoit et qu'il s'arrange avec lui?? En fait, ils vont déménager en bas (sur l'autre côte du maker space), donc, on sait pas combien de temps une arrangement va être nécessaire.
Yann P: De ce que je sais ils gardent les deux zones, donc ils prennent la zone vers le makerspace pour faire leur bières "mainstream" et le reste pour le "R&D".
De plus ils ont reçu de larges financements (to be confirmed by a second source) donc l'argent ne manque pas.
Il y a eu une proposition à l'époque ou YH bossait avec eux de financer une nouvelle autoclave. Je suis d'avis de changer leur politique d'utilisation. Soit ils contribuent de manière financière plus sérieusement soit ils nous aident à investir dans des instruments.

Point 7: Other Business

Part time proposition

Yann P: Je veux négocier avec UC la création d'un poste de lab manager à temps partiel.
Il manque dans l'infrastructure du materiel et des nécessités techniques:

Mise en place dans le P1 et la zone Pro d'evacuation d'air.

Structuration du P1 pour un espace de microbiologie en commun i.e. :

2 à 3 freezer + fridge (1x stock de chimiques commun, 2x stock de projets)

une machine à glace

un -80° (petit)

un incubateur shaker

Pour la zone pro je propose le cahier des charges suivant:

Mise en contact avec les fournisseurs et services i.e. :

Mise en place du service de séquençage

Mise en place du service de synthèse de genes

Achat de chimiques (Sigma, CarlRoth, AppliChem, Abcam)

Achat de consommables et plastiques (VWR, Huberlab, TPP)

Contact avec les startups i.e. :

Besoins techniques et compétences

Mise en place de leur zone de travail

Formation aux règles de sécurité de la zone

Aide à la mise en place de la partie chimique et analytique (à définir selon BD):

Analyse de base, HPLC voir LC-MS, lecture de plaque (Abs, Fluo voir Biolum)

Chimie légère et de fait mise en place de l'élimination des déchets chimiques.

Amener du réalisme dans l'idée et lâcher les incubateurs de 2000L.

Mise en place aussi dans un second temps de formation au travers de workshops

Basic biology handling (pipetting, working small scale, buffer preparation, basic chemistry)

Cloning (Restriction ligation, Gibson cloning, heat-shock and electrocompetent bacteria, vectors...)

Protein expression (small scale protein expression, fluorescent protein incorporation)

Basic sensor creation (FRET fluorescent reporters, gene reporters)

Is anybody against ?

Mozilla Science Mini-Grant - delayed announcement, by end of July?

Edgeryders Open Village Festival 2017, 19-21 October, Brussels

Belgrade Science Festival - December 2017 - interested in Foldscope, but also music and art hacks...