20190821 Board Meeting

Board Meeting Agenda
August 21, 2019
Place: Hackuarium, Route de Crochy 20, CH-1024 Écublens, VD

Attendance

Chair

• Rachel

Present

• Olivier
• Esther
• Shalf
• Joël
• Masoud

Excused

• Anne-Laure (has a cold)
• ?Vanessa (in South Africa again still?)

Welcome (Rachel, 1 min)

• Public minutes

Get ok from all board members to upload minutes on wiki (or else discuss alternative below).

Point 1: Website updates

Yann (5min) Update on last meetings decisions/results:

in Slack, saw Jana will be helping with webtools! yay!

• Yann peut envoyer quelques tâches issues de Website à Olivier (notamment architecture UX)
• progrès - ils mettent tous les 2 en ligne la page temporaire à jour avant le 31 août

• Jana et Shalf avancent sur le design du nouveau site web (architecture info)

Point 2: Finance

see last meeting's notes (points 1 and 3)

• Factures to members from Masoud? Set up fait, envois en cours (même système qu'Octa)
• payment program etc...
• Factures en monnaie autre que CHF : les membres avancent, Masoud rembourse en CHF
• tax free status? -- plus tard
• grant writing? -- Attention : Pro Helvetiac appel de septembre !

- volunteers to take the lead and/or help??

Point 3: Events

Special Event around Manon B.'s exhibition for Lausanne Jardins, samedi 14h

Futur âge de pierre - perspectives de la biofabrication Eglise Saint-François Rencontre

Joel: continuer la collab (tous les 2 ans) !

Numerik Games, Yverdon Y-Parc, 30 août - 1er sept.

• stand for weekend, confirmed by Rachel to Marc and others, no ateliers
• volunteers to help?? (maybe only Saturday presence by Rachel, if no-one else can make it, but it looks like a lot of fun!)
• juste une boite de matériel, pas forcément besoin d'aide logistique
• Esther y va dimanche et rapporte le matos.
• email confirmation à Marc envoyé

SciComm2019, Bienne 19-20sep

Rachel to talk about participative 'citizen sci' research, as a 'Speed Talk' 20 septembre (entre 11.00 et 12.30 heures) organised by the Stiftung Science et Cité theme 'I trust science, but...'

• adapter pres GoodBrand ?!

OpenFoodRepo DNA - workshop postponed, but Olivier is working on the data! yay!

• possible dates for next workshop for around Oct/November... maybe 2 November
• who is interested to participate? Esther et Rachel + Olivier
• to help?
• an #OH presentation is proposed also, before the actual workshop event, but maybe a Monday or Tuesday, not Weds (? Olivier)
• commencer une page wiki pour contributions et idées.

Rencontre muni-entreprise, 2 oct, 18h, LEMO SA, Champs-courbes 28, 1024

Shalf: confirmer présence, check avec Rachel (travaux@ecublens.ch -- 021 695 60 15) Check avec Octanis

5 year party, 5 oct

see last meeting's notes

• volunteer for 'chef/fe de projet' ?
• budget (shalf? -- prix vin + fromage avant le 31.8)
• T-shirt making (also see point 5 from last meeting): qui demande un devis pour un evis de 100 tees ?
• coffee cups?
• invites - event already announced in fb
• beemos workshop (Rachel/Olivier check d'autres opportunités, budget voyage envisagé/et invitations pour le 31.8)
• check Octanis 5y?

Fête de la science, Ferney Voltaire, 12 oct.

Fête de la science 2019

• Rachel & Shalf plan to participate
• others?
• demande à suivre mini-grant "logistique" pour inviter
• check demande défraiement via festival lui-même !! (shalf -- urgent)

UN event, citizen sci, 11 dec

[Citizen Science]

• Rachel & Shalf plan to participate
• others? -- Esther, Joel,

Point 4: Presences sociaux - Twitter etc

• volunteers to make more posts? -- shalf ok pour twitter, esther aussi.
• Instagram: en cours
• Manon already offered to do the next newsletter - content needed! avant le 5 sept, envoi avant le 15

Point 5: Lab projects

Rachel (2min)
updates on latest, from swarming bacteria to slime molds, and possibly via dentifrice efficacy (visitor expected today)! Petits pois : les données arrivent

• anyone else keen to help with the OpenFlexure scope and comets (cellules bucales)?
• dreaming of a stagiaire? (we can advertise for your project!) -- cf. reprise biodesign.cc

Point 6

Varia shalf

• suivi journaliste avec Olivier, => reprendre contact pour un event
• processus grants à relancer
• abo collectif Heidi.news => nvoyer infos à Masoud
• suivi included.co + coworking.ch

• Next board meeting 11 septembre (reprise rythme 2e mardi chaque mois)