20190710 Board Meeting
Agenda of the Board Meeting
Date: Wednesday, July 10th, 18.30-19.30pm
Place: Hackuarium, Route de Crochy 20, CH-1024 Écublens, VD
Attendance
Chair
- Rachel
Present
- shalf
- olivier
- joël (vers 19.15)
Excused
- Vanessa
Welcome (Rachel, 1 min)
- Public minutes
Get ok from all board members to upload minutes on wiki (or else discuss alternative below). Unanimité.
Point 1: Getting tax free status - public value institution
Anne-Laure (5min)
En l'absence, ajourné
details in agenda for last meeting, what is status?
Proposal for decision and/or volunteers to help
Vote result and/or next steps agreed upon
Point 2: Website updates
Yann (15min)
Proposal for decision and/or volunteers to help
- Yann envoie quelques tâches issues de Website à Olivier
- ils mettent tous les 2 en ligne la page temporaire à jour avant le 31 août
Vote result and/or next steps agreed upon
- Unanimité
Point 3: Treasurer's update
Masoud (5min)
En l'absence, ajourné
Remarks
- Premier rappel reçu par Rachel pour Thor Lab (lentille pour Open Flexure) (paiements à effectuer)
- Des frais importants avancés par les membres ont été remboursées, merci :) (notamment, apéro crémaillère)
- Pas de nouvelles des factures envoyées (ou pas) aux membres pour les cotisations 2019
- Ce rôle est assez crucial mais ingrat, le Board Meeting d'août serait un bon moment pour soit, adjoindre quelqu'un à Masoud, soit, modifier nos responsabilités respectives, afin que les tâches récurrentes essentielles soint effectuées.
Point 4: Events
Numerik Games, Neuchâtel, 30 août - 1er sept.
Proposal for decision and/or volunteers to help
- En l'état, notre contribution la plus intéressante à l'événement pourrait être une performance Living Instruments.
Vote result and/or next steps agreed upon
- Si les membres de LI ne peuvent/veulent pas participer, pas de participation Hackuarium. Rachel demande et tient la communauté et Marc informés. Unanimité
OpenFoodRepo DNA, 7 sept?
Proposal for decision and/or volunteers to help
- Besoin d'une demande de clarification sur la date et confirmation que l'événement à lieu.
Vote result and/or next steps agreed upon
- Olivier demande à Talia et planifie la communication pour la rentrée. Unanimité.
5 year party, 5 oct
Proposal for decision and/or volunteers to help
- Demander à la communauté mondiale/européenne (CFP) de confirmer 1. participation, 2. besoins/budget (transport, participation aux consommables etc., défraiement)
Vote result and/or next steps agreed upon
- Unanimité
Remarques
- shalf met en ligne au plus vite un formulaire, pour que nous puissions confirmer/budgeter/chercher des financements.
- olivier pourrait faire atelier cosmétiques & cire d'abeille
- un·e chef de projet sera nommé officiellement comme point de contact pour tout au plus tard fin août
Fête de la science, Ferney Voltaire, 12 oct.
Global Good Congress, Musée Olympique, Lausanne, Nov. 15th
Swiss Coworking Forum, Smart City Lab Basel, Güterbahnhof Wolf, Basel, Sept. 24th
Coworking Europe Conference, Warsaw, Poland, Nov. 13-15
Point 5: T-shirts
esp for 5 year... see last meeting minutes Vanessa says there is seriography materials at her atelier...
Proposal for decision and/or volunteers to help
- Est-ce qu'on refait de la sérigraphie nous-mêmes ou est-ce qu'on fait produire des t-shirts ?
Vote result and/or next steps agreed upon
- 3 en faveur de faire nous mêmes, une absetention
- 4 en faveur de faire produire une série et de les vendre
Point 6: coworking.ch membership
As agreed upon in a previous Board Meeting, shalf asked, and there is a green light: we are more than welcomed as members of coworking.ch (cf. Swiss Coworking Forum, Coworking Lausanne)
Proposal for decision
- Formal vote to fill in the form and spend 100.- as a yearly membership
Vote result and/or next steps agreed upon
- 3 pour, 1 contre. Adopté.
Point 7: Micro-grants, reloaded
Podcast material, expenses for representation Ajourné, manque de temps et pas urgent.
Next board meeting
21 August, 18.30-19.30. Unanimité en faveur