Difference between revisions of "20210310 GeneralAssembly"

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''Chères, chers membres''
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'''L'ordre du Jour/ Agenda of the General Assembly'''<br>
  
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Date: Mercredi 10 Mars 2021, 19h30-21h30
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''Date: Wednesday 10 March 2021, 19.30-21.30''
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''J'ai le plaisir de vous communiquer la date de la prochaine '''assemblée générale''' de notre association.
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Lieu/''Place'': Route de Crochy 20, 1024 Ecublens
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et virtuellement sur zoom
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Pour rappel, les statuts de l'association Hackuarium sont disponibles [[Statuts_Association_Hackuarium | ici]].
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''As a reminder, the statutes of the Hackuarium association can be found [[Statuts_Association_Hackuarium | here]] (in French only).''
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'''Mercredi 10 mars 2021, 19h
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Route de Crochy 20, 1024 Écublens
 
  
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Ainsi que sur visioconférence
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__TOC__
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(on enverra le lien correspondant)'''
 
  
  
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'''Chair'''
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* Rachel
  
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'''Present'''
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*Esther
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*Tatiana
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*Maurice
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*Dinesh
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*Vaios
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*Michel
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*Joël
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*Luc Patiny
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*Florian Patiny
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*Masoud
  
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== '''''L'ordre de jour est le suivant''''' : ==
 
  
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'''Excused''' (procurations)
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*Olivier Emery
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*Luca M
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*Carlos Vivar-Rios (for Tatiana - but not sure if signed properly)
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*
  
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'''Absent'''
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*Nicolas Guy (new member in Mälmo)
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*Victor Carnahan (was in lab last week and said would come...)
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*Gregoire Laufer ('rejoined' recently, and said he would be here...)
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*Océane Patiny
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*Denis Joly
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*David Lenoir (but maybe he will join in for pea plants again this year)
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*Vanya Loroch
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*Yann Heurtaux
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*Dan Hernandez
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*Aline Ochoa
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*Markus Youssef
  
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----Bienvenue, introduction
 
  
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----Approbation des comptes et décharge du comité 2020
 
  
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----Élection du comité 2021
 
  
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----Nouveaux membre Projets en cours
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'''Point 0: public minutes'''
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(RA, 1 min)
  
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----Rappel Charte & contextualisation dans le monde actuel : quel focus pour 2021 ? Quelle urgence ?
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Get ok from all members to upload minutes on wiki (or else discuss alternatives)
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Objections?  
  
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----Demande d'utilité publique, quelles démarches restent à faire?
 
  
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----Rappel du procédé pour demander une mini-bourse
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=L'ordre du jour de l'Assemblée Générale=
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==Bienvenue / Welcome address==
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(Rachel, 2 min)<br>
  
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----Prochains événements
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==Introduction, Summary of past activities==
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(membres, short project progress reports possible)
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[https://docs.google.com/presentation/d/1nJV2_l49mmN9Fz2nX0fuiagUFVJ5tMua639uVEdo2es/edit?usp=sharing Presentation] de google drive, commencé par Rachel et continué par Vanessa, et Luc et Florian, et Javier.
  
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----Remarques finales
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==Présentation des comptes et décharge du comité 2020==
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(Michel et tous)<br>
  
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----VIRTUAL APÉRO ''':D'''
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Voici le Bilan 2020.<br>
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[[File:Bilan2020.png]]
  
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Rapport des verificateur et verificatrice<br>
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(Masoud et Manon verified accounting.<br>
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Masoud read the official letter.)<br>
  
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Comptes Approuvé?  à la unanimité <br>
  
  
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----'''SVP''' envoyer à board@hackuarium.ch vos propositions de points supplémentaires. L'agenda final sera envoyé le '''10 fév''' avant '''23h'''.
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Comité rapports aussi possible - avant décharges...<br>
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no special reports, but more on the demande 'utilité publique' later!
  
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==Élection du comité 2021==
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(tous. qui veut se presenter comme candidate?)<br>
  
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All board member positions are up for election.<br>
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Renewals<br>
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Veuillez vous presenter, si vous souhaitez être candidat. Vous êtes les bienvenus !!<br>
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Please propose yourself, if you would like to be a candidate. You are very welcome !!<br>
  
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----En cas d'absence, vous pouvez vous faire représenter, via une procuration, sur le modèle suivant :
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'''Elected members to the 2021 Board:'''<br>
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Rachel, Esther, Michel, Joël, Vanessa, Tatiana, Raphaël
  
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The roles of committee members are described in [http://wiki.hackuarium.ch/w/Board this wiki page].<br>
  
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"Je soussigné·e <Prénom, NOM>, résidant à <VILLE> <rue, numéro, code postal>, donne procuration à <Prénom, NOM de votre représentant> pour me représenter et prendre part aux votes de l’Assemblée Générale de l’association Hackuarium, le 19 février 2020, en mon nom.
+
New Members of the Comité will decide exact Roles at the next meeting of the board (tbd below).
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<SIGNATURE>"
 
  
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==Nouveaux Membres==
  
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----Pour le comité,
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on-boarding
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votre secrétaire
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team signups?
  
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* How to join?
  
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(English)
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- write to hello@hackuarium.ch <br>
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- read [[I m new |this page]] about joining <br>
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- fill in [https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdoyS8HmsuZACYp-q79pLzxR9BPA60HbyL6ZR8x7h7x3eqbhQ/viewform form from website] <br>
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- pay monthly fee (20 CHF per month) <br>
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- ask for a card
  
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* New members?
  
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''Dear members,
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Anyone willing to join now? dis le maintenant!
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I am pleased to inform you of the date of the next General Assembly of our association:''
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no new members this evening
  
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'''''Wednesday 10 march, 19h.
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==Rappel du procédé pour demande une mini-bourse/ Reminder of the process to request a minigrant==
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----'''''
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''Route de Crochy 20, 1024 Écublens
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The process used so far:<br>
  
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Also online(we will send a link to joint us!)''
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1  Project is developed, ideally with transdisciplinary team, and presented in #OH. <br>
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2. Wiki pages made and budget is determined. Up to 500chf can be requested for a minigrant. <br>
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3. Requester sends board an email, describing the need and justifying its budget (using the board@hackuarium.com email address). <br>
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3. If 3 members of the board support the request, it is a green light. <br>
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4. If there are concerns within 48 hours, or negative opinions, it gets discussed at the next board meeting (within a month). <br>
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Many projects are mainly run on personal funds for some time, but also can get funding specifically for a projet, and have it go via the Association. <br>(Living Instruments tours were arranged like this, another example was BeerDeCoded with its crowdfunding, and most recently CoronaDetective with JOGL's open peer review system.)
  
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==Prochains événements/ Next events==
  
 +
Nous voulons trouver les nouvelle dates pour ces activités et l'opportunité de faire plus, mais la prudence face au pandémie est toujours nécessaire.<br>
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(on va arriver!)<br>
  
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== The temporary agenda is as follows: ==
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Nous avons dû annuler les dates prévues pour
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#les ateliers sur les micronoyaux (2020.03.14) et OpenFoodRepoADN,
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#la deuxième «kids' club» consacré à nos cerveaux (en avril), &
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#une intervention pour les aînés d’Ecublens (leur ‘55+ club’ - le 2020.04.09). et plus...<br>
  
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Un ''fête d'au revoir pour Luc Henry'', un de nos co-fondateurs parti l'automne passé, est aussi prévu, des que possible.
  
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----Welcome, introduction
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==Autres / Other Business==
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(tous)<br>
  
−
----Election of the 2021 committee
+
Discussion de demande d'être reconnu comme utilité publique.<br>
  
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----New members Updates on projects
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'''questions statutaires:'''<br>
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1) language inclusive <br>  Vote et discussion - une abstention et tous les restes des membres pour.<br>  Joël va contrôler les textes. (pas trop à faire, en fait)
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2) Questions de formulation en lien avec la demande de reconnaissance d’utilité publique.
 +
*trois propositions surtout(à voter)<br>
  
−
----Reminder Charter & contextualization in today's world: what focus for 2021
+
art. 5 - reformuler (aussi avec statutes de Space Alliance)
 +
Hackuarium est membre de la coopérative Space Alliance, formée pour promouvoir l'innovation et la recherche collaborative en hébergeant des espaces de fabrication ("maker") et d'activités biologiques ("biohacker") ainsi que des entreprises et indépendants dans un lieu commun.
 +
<br>
  
−
----Reminder public utility request, where are we in the process?
+
ok
  
−
----Reminder of the process to request a mini-grant
+
art. 10 d) par les revenus et produits de sa fortune
 +
supprimer?
 +
ok
  
−
----Next events
+
art. 23 ajouté
 +
Les membres du comité travaillent de manière bénévole, sous réserve du remboursement de leurs frais respectifs.
 +
ok
  
−
----Final remarks
+
art. 26 ajouté
 +
En cas de dissolution ou de changement de pays, l'actif éventuel restant sera attribué à un organisme d'utilité publique se proposant d'atteindre des buts analogues, ou à une institution suisse exonérée d'impôt en raison de son but d'utilité publique ou de service public.
 +
ok
  
−
---- VIRTUAL APERO ''':D'''
+
<br>
 +
votes à la unanimité
 +
<br>
 +
<br>
 +
3) problème de la mention d'un Conseil consultatif dans nos statuts.  Faut-il designer ce Conseil consultatif au plus vite, ou supprimer sa mention dans les statutes?<br>
 +
pros - bonne avis d'externe sera bien pour tous<br>
 +
cons - on veut faire 'bottom up' pas l'autre sense...<br>
 +
Decision à faire plus bref.<br>
 +
Art. 25<br>
 +
Un Conseil consultatif est constitué d'experts et d'amis de I'Association, non-membres I'Association, désirant faire bénéficier cette dernière de leur expérience. Il est consulté sur demande du comité.<br>
  
 +
ok pour tous!
  
  
−
----Send your suggestions for additional points to board@hackuarium.ch. The final agenda will be sent on '''Feb 10''' before '''11 p.m.'''
 
  
  
 +
-
 +
membres demissionées ou inactives- Luc H, Gustavo, Manon, Anne-Laure P? DanH? --autres...  <br>
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-
  
−
----In case of absence, you can be represented, via a proxy, on the following model:
+
'''nouveau voisin''' dans le bâtiment - startup 'Dronistics'<br>
 +
the room without a roof?!<br>
  
 +
-
  
−
"I, the undersigned <First name, LAST NAME>, residing in <VILLE> <street, number, postal code>, give proxy to <First name, LAST NAME of your representative> to represent me and take part in the votes of the General Meeting of the Hackuarium association, on February 19, 2020, on my behalf.
+
'''T-shirts''' - toujours un dizaine dispo de notre fête de 5ans! 
−
<SIGNATURE>"
 
  
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-
  
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'''prochaine réunion de la comité''' / next board meeting? which Weds of each month?<br>  14avril
  
−
---- For the committee,
+
==Remarques finales / Final Remarks==
−
Your secretary.
+
(tous)<br>
 +
on va devenir durable? :)<br>
 +
 
 +
should add screenshots from meeting gallery...
 +
 
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'''
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Virtual Apéro'''
 +
 
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[[Category:Board Meetings]]

Latest revision as of 13:43, 11 March 2021

L'ordre du Jour/ Agenda of the General Assembly

Date: Mercredi 10 Mars 2021, 19h30-21h30
Date: Wednesday 10 March 2021, 19.30-21.30

Lieu/Place: Route de Crochy 20, 1024 Ecublens et virtuellement sur zoom

Pour rappel, les statuts de l'association Hackuarium sont disponibles ici.
As a reminder, the statutes of the Hackuarium association can be found here (in French only).



Chair

  • Rachel

Present

  • Esther
  • Tatiana
  • Maurice
  • Dinesh
  • Vaios
  • Javier
  • Michel
  • Vanessa
  • Joël
  • Luc Patiny
  • Florian Patiny
  • Masoud


Excused (procurations)

  • Olivier Emery
  • Luca M
  • Carlos Vivar-Rios (for Tatiana - but not sure if signed properly)

Absent

  • Nicolas Guy (new member in Mälmo)
  • Victor Carnahan (was in lab last week and said would come...)
  • Gregoire Laufer ('rejoined' recently, and said he would be here...)
  • Océane Patiny
  • Denis Joly
  • David Lenoir (but maybe he will join in for pea plants again this year)
  • Vanya Loroch
  • Yann Heurtaux
  • Dan Hernandez
  • Aline Ochoa
  • Markus Youssef



Point 0: public minutes (RA, 1 min)

Get ok from all members to upload minutes on wiki (or else discuss alternatives)
Objections?


L'ordre du jour de l'Assemblée Générale

Bienvenue / Welcome address

(Rachel, 2 min)

Introduction, Summary of past activities

(membres, short project progress reports possible) Presentation de google drive, commencé par Rachel et continué par Vanessa, et Luc et Florian, et Javier.

Présentation des comptes et décharge du comité 2020

(Michel et tous)

Voici le Bilan 2020.
Bilan2020.png

Rapport des verificateur et verificatrice
(Masoud et Manon verified accounting.
Masoud read the official letter.)

Comptes Approuvé? à la unanimité


Comité rapports aussi possible - avant décharges...
no special reports, but more on the demande 'utilité publique' later!

Élection du comité 2021

(tous. qui veut se presenter comme candidate?)

All board member positions are up for election.
Renewals
Veuillez vous presenter, si vous souhaitez être candidat. Vous êtes les bienvenus !!
Please propose yourself, if you would like to be a candidate. You are very welcome !!

Elected members to the 2021 Board:
Rachel, Esther, Michel, Joël, Vanessa, Tatiana, Raphaël

The roles of committee members are described in this wiki page.

New Members of the Comité will decide exact Roles at the next meeting of the board (tbd below).

Nouveaux Membres

on-boarding team signups?

  • How to join?
- write to hello@hackuarium.ch 

- read this page about joining 

- fill in form from website 

- pay monthly fee (20 CHF per month) 

- ask for a card
  • New members?

Anyone willing to join now? dis le maintenant! no new members this evening

Rappel du procédé pour demande une mini-bourse/ Reminder of the process to request a minigrant


The process used so far:

1 Project is developed, ideally with transdisciplinary team, and presented in #OH.
2. Wiki pages made and budget is determined. Up to 500chf can be requested for a minigrant.
3. Requester sends board an email, describing the need and justifying its budget (using the board@hackuarium.com email address).
3. If 3 members of the board support the request, it is a green light.
4. If there are concerns within 48 hours, or negative opinions, it gets discussed at the next board meeting (within a month).

Many projects are mainly run on personal funds for some time, but also can get funding specifically for a projet, and have it go via the Association.
(Living Instruments tours were arranged like this, another example was BeerDeCoded with its crowdfunding, and most recently CoronaDetective with JOGL's open peer review system.)

Prochains événements/ Next events

Nous voulons trouver les nouvelle dates pour ces activités et l'opportunité de faire plus, mais la prudence face au pandémie est toujours nécessaire.
(on va arriver!)

Nous avons dû annuler les dates prévues pour

  1. les ateliers sur les micronoyaux (2020.03.14) et OpenFoodRepoADN,
  2. la deuxième «kids' club» consacré à nos cerveaux (en avril), &
  3. une intervention pour les aînés d’Ecublens (leur ‘55+ club’ - le 2020.04.09). et plus...


Un fête d'au revoir pour Luc Henry, un de nos co-fondateurs parti l'automne passé, est aussi prévu, des que possible.

Autres / Other Business

(tous)

Discussion de demande d'être reconnu comme utilité publique.

questions statutaires:
1) language inclusive
Vote et discussion - une abstention et tous les restes des membres pour.
Joël va contrôler les textes. (pas trop à faire, en fait)

2) Questions de formulation en lien avec la demande de reconnaissance d’utilité publique.

  • trois propositions surtout(à voter)

art. 5 - reformuler (aussi avec statutes de Space Alliance) Hackuarium est membre de la coopérative Space Alliance, formée pour promouvoir l'innovation et la recherche collaborative en hébergeant des espaces de fabrication ("maker") et d'activités biologiques ("biohacker") ainsi que des entreprises et indépendants dans un lieu commun.

ok

art. 10 d) par les revenus et produits de sa fortune supprimer? ok

art. 23 ajouté Les membres du comité travaillent de manière bénévole, sous réserve du remboursement de leurs frais respectifs. ok

art. 26 ajouté En cas de dissolution ou de changement de pays, l'actif éventuel restant sera attribué à un organisme d'utilité publique se proposant d'atteindre des buts analogues, ou à une institution suisse exonérée d'impôt en raison de son but d'utilité publique ou de service public. ok


votes à la unanimité

3) problème de la mention d'un Conseil consultatif dans nos statuts. Faut-il designer ce Conseil consultatif au plus vite, ou supprimer sa mention dans les statutes?
pros - bonne avis d'externe sera bien pour tous
cons - on veut faire 'bottom up' pas l'autre sense...
Decision à faire plus bref.
Art. 25
Un Conseil consultatif est constitué d'experts et d'amis de I'Association, non-membres I'Association, désirant faire bénéficier cette dernière de leur expérience. Il est consulté sur demande du comité.

ok pour tous!



- membres demissionées ou inactives- Luc H, Gustavo, Manon, Anne-Laure P? DanH? --autres...
-

nouveau voisin dans le bâtiment - startup 'Dronistics'
the room without a roof?!

-

T-shirts - toujours un dizaine dispo de notre fête de 5ans!

-

prochaine réunion de la comité / next board meeting? which Weds of each month?
14avril

Remarques finales / Final Remarks

(tous)
on va devenir durable? :)

should add screenshots from meeting gallery...

Virtual Apéro

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