Assemblée générale 2023

L'ordre du Jour/ Agenda of the General Assembly

Date: Mercredi 01 mars 2023, 19h30
Date: Wednesday 01 March 2023, 19h30

Lieu/Place: Route de Crochy 20, 1024 Ecublens et virtuellement sur zoom

Voici le lien zoom pour l'assemblée générale ce soir a 19.45 (avec le 15min vaudoise)

Pour rappel, les statuts de l'association Hackuarium sont disponibles ici.
As a reminder, the statutes of the Hackuarium association can be found here (in French only).

Presiding

• Rachel Aronoff

Present

• Yngvar
• Olivier
• Masoud
• Dan Hernandez
• Maurice
• Gustavo
• Daniel Popock
• Michel
• Joël
• Lara (ETH)
• Dorota (PTL)
  • and by zoom
• Nicolas
• Esther
• Tatiana

Excused

Kim

Absent

Luc (no Patinys)

Javier

Marius

Gerard

Vanya

Point 0: public minutes (RA, 1 min)

Get ok from all members to upload minutes on wiki (or else discuss alternatives)
Objections?

all good

L'ordre du jour de l'Assemblée Générale

Bienvenue / Welcome address

(Rachel, 2 min)

Introduction, Summary of past activities

(membres, short project progress reports possible)

campagne! or new data image (mycelia?)

Intro par Rachel (et autres?).

Présentation des comptes et décharge du comité 2022

bilan comptes 2022

(Michel et autres) Voir à droit (tbd):

Rapport des verificateurs (Masoud et Esther)

Comptes Approuvés (signés aussi)

- pour arriver payer notre loyer nous avons besoin d'un revenu plus important !

Trouver les fonds pour projets, payer les abonnements et avoir les dons peuvent nous aider!!

Accounts accepted with one abstention

Élection du comité 2023

(tous)

All board member positions are up for election.

2022:

• President: Rachel Aronoff (also Participatory Research Facilitator and Biosafety Officer)
• Secretary: Esther Calderon
• Treasurer: Michel Horisberger (Masoud Alipour as backup)
• IT: Masoud Alipour
• Joël Christen (aide)Secrétaire, re-lecteur FR & Lien Communes de l'Ouest Lausannois

Veuillez vous presenter, si vous souhaitez être candidat. Vous êtes les bienvenus !!
Please propose yourself, if you would like to be a candidate. You are very welcome !!

Renewals

Nouveaux membres du comité?

Tatiana will rejoin us. Masoud will only help, not be officially in the Board.

Nous voulons encore un-e Vice-Président-e et plus de membres du Comité pour 2023, svp !

( et peut-être essayer de changer notre président en 2024? et alors RA puisse plus concentrer sur la recherche ouverte et participative... =P )

Elected members to the 2023 Board:

Rachel, Esther, Michel, Tatiana, Joël

(? Marius had said maybe - but missed this meeting...)

The roles of committee members are described in this wiki page.

Qui peut faire le Procès Verbale de ce soir? Maurice

Qui sont nos vérificateurs de comptes pour 2023? Masoud et Maurice

New Members of the Comité will decide exact Roles at the next meeting of the board.

Nouveaux Membres

• How to join?

- write to hello@hackuarium.ch 

- read this page about joining 

- fill in form from website 

- pay monthly fee (20 CHF per month) 

- ask for a card

• New members?

Anyone want to join now?

Rappel du procédé pour demande une mini-bourse pour votre projet/ Reminder of the process to request a minigrant for your project

Le processus utilisé jusqu'à présent :

1. Le projet est développé, idéalement avec une équipe transdisciplinaire, et présenté dans #OH.

2. Des pages wiki sont créées et le budget est déterminé. On peut demander jusqu'à 500chf pour un minigrant.

3. Le demandeur envoie un email au conseil d'administration, décrivant le besoin et justifiant son budget (en utilisant l'adresse email board@hackuarium.com).

3. Si 3 membres du conseil d'administration soutiennent la demande, c'est un feu vert.

4. S'il y a des préoccupations dans les 48 heures, ou des avis négatifs, la demande est discutée lors de la prochaine réunion du conseil (dans un délai d'un mois).

The process used so far:

1 Project is developed, ideally with transdisciplinary team, and presented in #OH.
2. Wiki pages made and budget is determined. Up to 500chf can be requested for a minigrant.
3. Requester sends board an email, describing the need and justifying its budget (using the board@hackuarium.com email address).
3. If 3 members of the board support the request, it is a green light.
4. If there are concerns within 48 hours, or negative opinions, it gets discussed at the next board meeting (within a month).

Many projects are mainly run on personal funds for some time, but also can get funding specifically for a projet, and have it go via the Association.
(Living Instruments tours were arranged like this, another example was BeerDeCoded with its crowdfunding, and most recently CoronaDetective with JOGL's open peer review system.)

Prochains événements/ Next events

• 15mars 19h soirée étudiantes

• ateliers x3 pour Fun with Fungi - save the bees with mycelia?

- metagenomiques avec MinION

- mycelia growth (et biomat et cadres de ruches)

- BeeMoS integration

• 10mars, 19h #EuroBiosummit (zoom)

• date for ChemiKids?

autres #OHs propositions ??

QualityControl4Genes - intro to genetics in C. elegans

Biorémédiation - clean up STEP boues

Equipements scientifiques ouverts Open Science Hardware! (spectro, bioreactor, openflexure, more)

wiki and wikipedia editing

kid's club - chemKids, diymicroscopy etc.

Capteurs de pollution

microbiomes/homebiomes

Hackteria network collaborative events? SGMK (Maya newly president)

Autres / Other Business

(tous)

1) délai pour loterie romande 15avril

Notre espace abc2 - a biomaterials and chemistry clubhouse -

Avec Bioremediation équipement aussi maintenant, de 2 nouveaux membres (encore Dan et Vice S).

?project for lottery romande - to turn in late march for April deadline.

2) d'être réconnu comme utilité publique n'est pas assez pour deduire nos abos C'est pour les dons... à discuter ensemble

3) Meetup

We paid last year for meetup - to need to still decide whether or not to keep it going.

4) JOGL with Hackuarium 'webspace' & other collaborations/funding ? (who would like to look into this!?)

5) T-shirts - la dernière était prise par Dunaja! (20chf de Tatiana...)

Toujours en question si tout était payée, mais on a enfin un profit de presque 100chf, et beaucoup était donné gratuitement.

On va commander plus??

prochaine réunion de la comité / next board meeting in April 2nd Weds of each month (12April)

Remarques finales / Final Remarks

(tous)
on va devenir durable? somehow? :)

(Virtual) Apéro

-++ finished in a bit of a rush...

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