Réunion du comité 24/04/2024
Ordre du Jour
Date: Mercredi, 24/04/2024 19h:30
Chair
- Esther (par zoom)
Présents
- Olivier
- Rachel
- Dinesh
- Michel
par zoom
- Esther
- Vanya
Excusés
- Joël
Absent
Welcome / Bienvenue
Point 0: public minutes (Esther et Dinesh, 1 min)
Get ok from all board members to upload minutes on wiki (or else discuss alternative below)/
Obtenir l'accord de tous les membres du conseil d'administration pour que les procès-verbaux soient disponibles sur wiki (ou discuter de l'alternative ci-dessous).. tout ok
Point 1: Médias et difusion (actuel point 4 de réunion)
Faire connaître notre association
Faire un dossier avec tout les éléments nécessaires pour connaitre Hackuarium.
- Flyer projet Propositions à les écoles autres
-Dinesh Bolkensteyn - Je pense qu'il s'agit d'une bonne idée - mais un poil trop tôt. Il serait opportun d'avoir un site web (point suivant) ainsi que quelques événements intéressants à venir avant de commencer des efforts de promotion.
- Dinesh et Esther- il faudrait discuter ensemble sur une stratégie pour mobiliser et augmenter le nombre de membres avant d'envoyer une lettre. On pense cela peut être une bonne idée de proposer un OHbrainstorm à ce sujet.
Vanya: La communication doit-elle être bilingue ou français uniquement?
Olivier: Par le passé on a eu des membres anglophone
Rachel: La communauté d’étudiants est principalement anglophone, mais celle locale peut-être francophone
Esther: Continuous de faire au cas par cas comme maintenant
Dinesh: Faire moins d’événements mais mieux les promouvoir, faire des flyers/affiches
Olivier: Par le passé, j’ai mis quelques affiches A4 avant une présentations à l’EPFL/UNIL et une 20aine de personnes nouvelles sont venues
Olivier: Il faudrait faire une checklist pour préparer un événement, incluant la partie promotion
Note (28apr): Il y a eu toujours les instructions dans le wiki pour n'importe qui à organiser une événement. (https://wiki.hackuarium.ch/w/Organising_an_Event)
Membres
- Olivier- Concernant la recherche de membres, on pourrait chercher à contacter tous les gens qui sont inscrits dans Slack (dans mes souvenirs il y en a près de 200) ou repenser notre politique: est-il normal d'avoir une quinzaine de membres qui paient leur cotisations et 200 personnes ayant accès au Slack (c'est un peu conflictuel entre le fait de vouloir faire de la science ouverte et donner l'accès à n'importe qui sur le slack VS s'autofinancer, donner l'accès au Slack aux "vrais" membres). J'ignore combien parmi ces 200 personnes visionnent des posts ou sont complètement inactifs.
Rachel: Il faudrait contacter chaque personne du Slack pour essayer de voir leur intérêt à rejoindre Hackuarium
Dinesh: Faire un premier filtre avec message court pour détecter utilisateurs inactifs
Esther: je vais faire un modèle de lettre à envoyer aux gens dans la liste.
Vanya: J’ai un compte LinkedIn payant qui permet d’envoyer des mails sans être connecté
Olivier: messages par Slack et par email
Actions:
- Esther va créer un modèle de message bilingue à envoyer - tutoyer et rester gender neutral
- Hanna va voir comment envoyer des messages individualisés sur Slack
- Olivier va voir pour extraire les emails des utilisateurs Slack et mettre ca dans un Google Doc (prenom première colonne, email 2ème, slack username)
- Vanya je peux facilement envoyer les emails à partir du Google Doc
Point 2: Wiki et website
Page web relais temporaire
-Olivier- je pense qu'il vaudrait mieux mettre un message comme quoi le site est en reconstruction et un message court redirigeant vers le wiki (enlever l'accès aux autres pages qui ne sont de pas à jour/liens qui ne fonctionnent pas) Je dois voir ce qui s'est dit dans slack, ca fait longtemps que je n'y vais plus. Pour faire ceci j'aurais besoin des accès (credentials/logins) et instructions nécessaires (peut être meeting ou echanges avec Tatiana)
Nouveau drive Hackuarium 2024
-Faudrait-il organiser les dossiers drive par année?
- Olivier - OK par année, il faudrait faire des sous-dossier à discuter sous quelle forme (projets/evenements....) pour qu'on s'y retrouve ensuite.
Groupe Slack OH#
Nouvelles? partage des accès...
'fixing' notre website -structuration RA a donné les infos à Olivier, Dinesh et Esther... Dinesh à fait des bonnes choses...
N'oublies pas toi aussi, tu peux faire une page wiki!
-Dinesh Bolkensteyn- Le domaine hackuarium.ch a été transféré de Gandi vers OVH car cela nous revient moins cher (13.40 CHF/an contre 23 CHF/an et une boîte mail gratuite incluse). Le renouvellement est dû pour fin avril 2024.
-Je propose de recréer un site minimaliste en utilisant Hugo, un générateur de site web statiques, et l'héberger en utilisant GitHub Pages.
-Je propose de faire une copie "read-only" du wiki et de l'éteindre faute de contribution. Son contenu "repensé" mode storytelling comme suggéré par Vanya (+1!) pourra ensuite être progressivement transféré vers le nouveau site. Dans l'immédiat cela simplifie notre opération IT et réduit nos coûts clever-cloud .
Rachel: On ne paie rien pour Clever Cloud (wiki et site)
Dinesh: Si notre hébergement est gratuit - il n’y a aucune urgence à changer
Vanya: J’ai un compte sur Infomaniak sur lequel on pourrait héberger le site basé sur Wordpress
Rachel: Une image originale pour représenter Hackuarium
Vanya: On peut modifier une image existante pour nos besoins
Hanna: Choisir quelques images d’atelier et voter
Esther: Faudrait-il organiser les dossiers Google Drive par année?
Hanna / Vanya: Regrouper les meilleures photo en un endroit pour utilisation marketing
"Actions" Chacun: envoi ses meilleurs photos sur le Slack #board Vanya: Crée un nouveau site minimaliste hébergé sur Infomaniak Dinesh: Change les enregistrements DNS du domaine pour pointer vers ce nouveau site Yngar crée un espace de stockage sur son NAS pour les photos et vidéos - les documents et meilleures photos resteront sur Google Rachel demande à Tatiana quel Drive a elle a créé pour Hackuarium Esther s’occupe de créer la structure du Google Drive et sur le NAS et de copier les premières photos Rachel: Récupère les accès Clever Cloud pour reprendre le contrôle du Wiki -note (28avr) - clevercloud accès de RA est depuis GitHub... (mais comment toujours une mystère)
Point 3: Financement
Trouver le soutien / Devenir durable nouvelles de Ecublens
- Dinesh Bolkensteyn- Combien avons-nous de membres qui sont à jour avec leur cotisation? Combien de membres souhaitons-nous avoir? Combien de membres avons-nous eu à notre apogée? Quel est le montant de cotisation maximal que nous sommes prêts à payer? Quelqu'un serait-il prêt à faire un don plus important, déductible des impôts? Quelles sont les autres associations desquelles on pourrait s'inspirer? Raphael de Octanis mentionnait Polymeka comme étant viable financièrement.
Note (28apr) le loyer pour Polymeka n'est pas du tout cher.
-15 membres cotisants actuellement, et un potentiel de 25 environ
-Avec 19'000 CHF de dépenses en 2023, il faudrait 80 membres pour s'auto-financer exclusivement à partir des cotisations Rachel: On ne sait pas combien ou comment la ville pourrait nous aider Olivier: Il faut envoyer des factures au membres pour leur permettre de payer Olivier: Octanis a un bon système en place Dinesh: Oui c’est un excellent système en effet Dinesh: https://abaninja.ch/ est l’outil utilisé par Octanis
Point 4: Projets
ABC2
- Faut discuter sur le règlement du labo chimie, Hanna est Baptiste peuvent aider avec les règles de sécurité On devrait avoir une personne de contacte. Hanna et Baptiste les deux ont le connaissances nécessaires...
Point 5: Evénements
#OH Thèmes / Dates
24avr - abeilles solitaires
1mai - Science storytelling/ Steam Brainstorm
8mai - tbd
15mai - Science storytelling
22mai - LeDNA wrap
ateliers?
- Dinesh Bolkensteyn -Je propose de ne pas forcément avoir 1 présentation par semaine, mais peut-être plus 1 par mois, de "meilleure qualité" avec apéro pour attirer plus de monde: idéalement 20 personnes au moins, dont peut-être 5 non-membres à chaque fois. Les OH peuvent rester tel quels pour les visiteurs "drop-in" sans qu'il y ait un programme spécifique. Il faudrait profiter du beau temps et la possibilité d'organiser à l'extérieur pour faire venir plus de monde, par exemple fêter les 10 ans en octobre.
LeDNA le 22mai - Lake eDNA sampling.
Evénement de clôture du projet CoFish: le 28 mai de 13h à 19h à la Maison de la Rivière
Point #6: ABC2
Hanna: Faut discuter de l'utilisation de cet espace et les détails sur le règlement du labo chimie, Hanna et Baptiste peuvent aider avec les règles de sécurité On devrait aussi avoir une personne de contacte. Hanna et Baptiste les deux ont les connaissances nécessaires… ?
Yngvar: Il nous faut un permis de l’inspecteur cantonal pour pouvoir commander des produits chimiques - en fonction de sa classe Hanna et Baptiste vont se voir samedi 26, Hanna va faire un retour à la prochaine réunion du comité
Point N: Autres
Google calendar (https://calendar.google.com/calendar/embed?src=mgvq9goephpmna0kb7rj9ipei8@group.calendar.google.com&ctz=Europe/Zurich&pli=1) qui peut s’assurer ça régulièrement? (pourquoi il y a 3 mentions OH par mercredi?)
Meetup (https://www.meetup.com/hackuarium/) Facebook (https://www.facebook.com/hackuarium) - qui d’autre veut s’assurer les événements là-dedans et répondre aux nouveaux membres?
Merch site (https://www.zazzle.ch/store/hackuarium) - qui d’autre veut aider avec ça? Doit-on faire une commande ensemble?
La prochaine réunion - 29 mai