View source for 20190911 Board Meeting

'''Board Meeting Agenda'''  <br>
Weds. September 11, 2019, 18h30-20h30 (on fera tout pour finir à 20h si possible)
<br>
Place: Hackuarium, Route de Crochy 20, CH-1024 Écublens, VD


__TOC__
<br>

 
'''Attendance'''
 
'''Chair'''
* Rachel


'''Present'''
Yann H
Anne-Laure
Olivier
Joel
Esther


'''Excused'''
Vanessa
Masoud (asked for remote, wasn't planned/practical enough, we saw the message too late)


'''Welcome'''
(Rachel, 1 min)


*Public minutes

Get ok from all board members to upload minutes on wiki (or else discuss alternative below).


=Point 1: Website updates=
Yann (15min)
Update on last remote work sessions with Jana' decisions/results : there will be sprints starting end of next week<br>
Questions re: future design for board member; decision to escalate to community<br>
Besoins <br>
* Olivier : formulaire de contact, coordonnées du labo, charte, accès blog / CMS, liste de nos présences sociales
* Anne-Laure : heures de permanence OpenHackuarium, liste des événements, liste des projets actuels
* Rachel : Liens vers le wiki, lien vers le slack, formulaire pour fiche projet (lié au wiki), achivs newslettr
* Esther : liste des membres (CRM), commentaire sur la page => forum
* Yann : liens vers les statuts
* Joel : accès modification contenu, compatible avec Mac OS 10.8 (if possible)

=Point 2: Finance=
Updates: 
*Factures to members from Masoud? - all former crowdfunding full year supporters in progress?  others? -- Do you need some help, Masoud?

*tax free status? -- progrès?? should we assign a comité??
Cf. liste Anne-Laure
Esther prend le leadership, avec le soutien de Yann as Secretary

*grant writing
missed Pro Helvetia appel de septembre ?? to confirm! -- Yes we did. Next is in December. Yann & DLD team will help for this next one
Action - EU https://actionproject.eu/apply-2019/ 31.10 Cf. Roger / Hammerdirt -- Rachel leads, rencontre des gens liés demain à Genève (1000 écologies). Cf. slack https://hackuarium.slack.com/archives/C485ZS0Q7/p1567439536001300?thread_ts=1567439536.001300
Yann is interested for DLD.
Loterie: le comité s'engage a produire le premier rapport d'activité de l'histoire de l'asso (année 2019) pour fin avril 2020. Rachel : red-chef, Joel secrétaire d'édition. Yann as secretary communique les derniers rapports de la Mine. 

=Point 3: Assurances/Insurance =

At least two types of insurance need to be decided upon/budgeted: <br>
* for unpaid employees/stagiaires need accident insurance coverage (even for outside of job).
before we counted on UniverCité for this when signing contracts with stagiaires of EPFL<br>
definitely worth it!  say all...<br>
need to get offers (Octanis uses Baloise) <br>
=> LAA, RC (registre p1 -- actif pour tous au 1.1) -- cf. Raffael/Sam
Esther contacte Octanis pour obtenir devis & contacts ; Anne-Laure aide
* for ECA extra coverage lab contents <br>
whole building covered by owner, but, if tragedy, all could be lost...  <br>
costs for coverage to allow getting new, however, might seem over the top<br>
??opinions

* Pose la question de l'actualité de l'inventaire de notre matériel vs. s'assurer pour un chiffre au doigt mouillé -- Olivier regarde l'inventaire


=Point 4: Events=
==5 year party, 5 oct==

*budget  (shalf? -- prix vin + fromage avant le 31.8) . RSVP date set with newsletter 27sept :)   autre progrès ??   
*T-shirt making: qui a réussi demander un devis pour 100 tees ?
*beemos workshop 11am
vente de miel OK
*GMO detective v2 for 13h 
-budget 300-400euros: ok?  awesome discussion certain
-Vote: 3 pour 3 abstentions => ok
Rachel fourni au plus vite les éléments de communication, les détails, les justificatifs...

*Océane et Luc ?? for 15h30. budget? what?? Let's ask Luc P. on Telegram.
*Maurice volunteers to do demos and give out the flying disks again for this party!
*others ??  <br> demos of OpenFlexure by RA in inner sanctum, and moss etc in biolab<br> of ?? (bioprinter? living instrument(s), radiation detector, other?? -- Olivier Keller a confirmé.
* Récupérer emails sur porte salle de réunion (poor yield so far) => Yann as Secretary + Raffael for the Coop will email our neighbors to invite them formally for Oct 5 + ask for their newslettr details
<br>

Consensus budget 5 ans : cout de revient total à 1200.- MAX (Esther : plus pour atelier que pour bouffe)<br>
Prix libre et conscient pour les ateliers pour les participantes devenant membre avant le 10 oct<br>
<br>
Masoud // Esther => possible achat en ligne, cf. Revolut biz !!! (ASK YANN, the prototype, free, prepaid Mastercard has arrived, we can test and use it whenever is needed. Next step: charge money on it corresponding to the budget of what Esther will need to buy online in her role)<br>
<br>
Joel : a trouvé Lutry 16.-/tee commande avant fin de semaine, demande un devis demain pour 50 tees


==OpenFoodRepo DNA==
Olivier (5min)
Next workshop for 2Nov (to be confirmed)
*to make Eventbrite for Tickets etc (by Talia again?)
*to confirm consumables and double check on SwissDeCode person
*define Hackuarium organisation team and participants<br>
- Olivier coordonne
- Esther aide
- Tâches précises seront demandées au prochain board meeting


==SciComm 7min talk practice==
*For Speed Talk 
La recherche participative pour la santé publique
*18sept ??time??  For event in Bienne 19/20Sept RA
*Cf. plan https://prezi.com/udoo3yfenns3/?utm_campaign=share&utm_medium=copy

==Visits==
*GOSH guy from Germany, Kaspar, also worked with UK lab on OpenFlexure - meeting in Zurich 19sept.<br>
*Super Biofabbing Guy from Indonesia, Geger tempeh/bioart/plus... potentially for 2 week residency with Anna B and Utopiana? - sent budget for visit, about 1200chf -to get funding? if half with Anna, mainly covered by mini-grant, possible. (RA talking with AB for formal ask)

==other events==
*[https://www.utopiana.art/en/1000-ecologies-ateliers-et-exposition 1000ecologies] - 10sept-10oct Geneva (including Hackteria 'lab') - RA to go jeudi 12sept
* [https://panglosslabs.org/village-des-sciences-ferney-voltaire/?lang=fr&fbclid=IwAR2e_MVbPamxCT6T6cqoo4EN_VHH0ddFezDTrx3V5BT1XCibk3facow5SfE Fête de la Science], Ferney Voltaire (12oct) - RA talk (de la programme...)
La Science Ouverte et Participative!
15h – 15h45
À partir de 12 ans  La science ouverte est un mouvement visant à rendre la recherche scientifique et les données qu’elle produit accessibles à tous et dans tous les niveaux de la société.
Animé par Rachel ARONOFF
Association Hackuarium 
(ideas for hands-on?)
à remplir: [https://framaforms.org/impact-environnemental-du-festival-1563880746 le formulaire] pour connaitre la quantité de déchets que votre stand va produire.<br>
Yann regarde à nouveau leur proposition de défraiement si pas trop tard.
* Report on Numerik Games please Rachel/Esther: was it worth the efforts?  YES!  very cool & about 12 people signed up for further info etc (newsletter inscr)
* EPFL 50y & CERN Open Days next WE: who's going to what, if any? - Octanis will have Portes Ouvertes stand
* Walder Wyss Startup Desk meetup last week (Yann: we are cool kids in the eyes of lawyers and bankers. Should we design paid workshops for them?)
* Lille Cité du Design (2020) / Festival de la Cité (juillet 2020): wanna join Dans La Drêche?
*31 oct night at Musée de la Main?? Manifestations d'intérêt par nos membres au plus tard fin septembre. 
*

=Point 5: demande de micro-grant Dans La Drêche à venir=
== Dans La Drêche ==
* Avancées ces dernirs mois
* Equipe (membership Noëmi ?)
* Dossier Maladière + séchage futur dans le jardin
* Budget : sera communiqué à Hackuarium en octobre
* Contreparties rapport et autres de la micro-grant
? team working on this at Hackuarium?  presentation?? or just for Ferney-Voltaire 'fête'?? => will be detailed in the upcoming request

== Quelle procédure pour les micro-grants des projets de membres ? ==
* email à comité - 3 oks et ok...
* Form (retrouver celui de Yann P. ?)
* Blog post
* a Leader from the Board, by default Secretary and Treasurer will follow up
* Olivier & Rachel, tous 2 bénéficiaires passé d’une microgrant, produisent chacun un brouillon de blog post de max 500 mots pour donner l'exemple

=Point 6:  [[Kid's Science Club]] =
RA (5min)
*To welcome youngsters to lab every Weds afternoon.
*Help of Octanis/Polymeka?
*Maurice also ready to help (so chem)!
*others?   RA contacts at Ecublens school  (Colin F et Science teacher),  who else?
10 week program?  sign up no more than 6 kids, 9-15 years old?  budget, fees?
<br>
Board agrees it is damn cool, RA comes back to us with a short exec summary on the dedicated page<br>

=Point 7: Nomenclature=

*participatory research = la recherche participative
*diybio vs. dit (do it together) research vs. diwo (do it with others)
*citizen science vs. civic science (not all biohackers are citizen of the country they hack in; civic is about values)
*Categories in wiki - new one for 'Documentation' - should be added to more pages and encouraged for everyone, more! = needs further explanation from Rachel next time


<br>
'''Plus'''
*Next board meeting  9 octobre (reprise rythme 2e mercredi chaque mois)

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Wiki problems!!
[https://docs.google.com/document/d/1iaVkY24CGeDl1yVH60zYUuHGQ2nr0qhtT8o3GzyvcZ8/edit Agenda extras!]

[[Category:Board Meetings]]